Documentación para desalojo o desahucio: lista esencial y cómo prepararla

Introducción: por qué la documentación lo acelera (y reduce riesgos)

La prueba mueve plazos. Con papeles correctos puedes lograr mediación 48–72 h o un procedimiento judicial con menos incidencias y sorpresas.

Un expediente bien preparado evita retrasos, previene que la otra parte alegue insuficiencia de documentos y te posiciona en ventaja desde el primer contacto. En desalojos, el tiempo es dinero: cada día de ocupación es pérdida de rentas, deterioro potencial y estrés.

Antes de empezar: ¿desalojo o desahucio? (y diferencias clave)

Es importante diferenciar los tipos de procedimiento, porque cada uno requiere documentación específica:

Checklist esencial (mínimos indispensables)

Identidad y titularidad

• DNI/NIF del propietario (copia legible).
• Escritura o nota simple actualizada del Registro de la Propiedad (no más de 3 meses).

Relación jurídica

• Si hay alquiler: Contrato + anexos/renovaciones + certificación de notario (si existe).
• Si no hay título: Pruebas de posesión previa (recibos IBI, suministros a nombre del propietario, correspondencia oficial).

Incumplimiento / ocupación

• Impago: Recibos impagados, extractos bancarios, comunicaciones previas (correo certificado, email, SMS).
• Ocupación sin título: Reportaje fotográfico con fecha y contexto, testigos, acta notarial si existe.

Comunicaciones fehacientes

• Burofax con certificación de texto y acuse de recibo (requerimiento de pago/entrega de llaves).
• Cualquier respuesta del ocupante/inquilino o acuse de recibo.

Domicilios y contactos

• Domicilio a efectos de notificaciones (legal) y teléfono del propietario.
• Email del propietario para comunicaciones urgentes.
• Si se conoce, identificación/contacto del ocupante o inquilino.

Documentación que acelera (muy recomendable)

• Inventario de estado: Fotos/vídeo con fecha (metadatos), mejor si hay testigo present. Documenta daños visibles.
• Acta notarial o diligencias policiales: Si existe, fortalecen la prueba de posesión y ocupación.
• Certificados: Empadronamiento (para acreditar ocupación), cargas hipotecarias (si aplica), deuda de suministros.
• Poder para pleitos: Si vas a demandar, autorización escrita y firmada por el propietario.
• Autorización de representante: Documento acreditativo de quién puede actuar en tu nombre.
• Pruebas de comunicaciones: Emails, WhatsApp impresos con fecha, preservando privacidad (cubre datos sensibles no relevantes).

Cómo preparar el expediente (formato y envío)

Estructura y indexación

• Portada con índice: 1. Titularidad; 2. Contrato/prueba de relación jurídica; 3. Incumplimiento/ocupación; 4. Comunicaciones; 5. Anexos.
• Nómina clara: `01_escritura.pdf`, `02_contrato.pdf`, `03_impagos_2024-2025.pdf`, etc.
• Un archivo por tema: No mezcles documentos; cada epígrafe en PDF independiente, legible (300 dpi mínimo).

Burofax: cuándo y cómo

• Certificación de texto y acuse de recibo: Imprescindible para acreditar que el mensaje llegó y qué decía.
• Texto claro y formal: Requerimiento de pago o entrega de llaves con plazo específico (48–72 h es recomendable).
• Envío a domicilio del ocupante/inquilino: Si no tienes dirección segura, puedes usar la del inmueble como primera opción.

Privacidad y base legal

• Oculta datos innecesarios (números de tarjeta, cuentas bancarias completas, domicilios privados de terceros).
• Mantén referencias a «gestión del expediente» como base legal de tratamiento.

Errores frecuentes (y cómo evitarlos)

• No aportar nota simple actualizada: Sin ella, la titularidad es débil. Actualízala antes de cualquier acción.
• Burofax sin certificación de texto/acuse: El acuse es prueba del envío y de que el requerimiento llegó. Sin él, el procedimiento se complica.
• Contratos incompletos o sin anexos: Incluye todas las renovaciones, modificaciones y cláusulas relevantes (prórroga tácita, índice de actualización, etc.).
• No adjuntar pruebas de impago/ocupación: No basta el «relato». Aporta fotos, recibos impagados, extractos.
• Falta de poder o autorización a representante: Si alguien te representa, debe haber poder notarial o autorización escrita.
• Fotos sin fecha ni contexto: Las fotos sin metadatos o anotaciones tienen poca fuerza probatoria. Añade fecha, hora y ubicación.

Plazos y expectativas según tu documentación

• Mediación documentada: 48–72 h cuando procede (ocupación sin título y hay cooperación). Con expediente completo, es factible.
• Procedimiento judicial (impago/precario): Semanas–meses según juzgado, carga de trabajo y oposición. Documentación sólida acelera los trámites.
• Reclamación de rentas/costas: Paralela a la recuperación de la posesión. Documentación de impago bien archivada es clave.

Plantillas útiles (mini modelos listos)

Aquí tienes tres plantillas esenciales que puedes usar como punto de partida:

1. Índice de expediente

Úsalo para organizar tu documentación:

• 1. Titularidad (escritura, nota simple)
• 2. Contrato y renovaciones
• 3. Impagos / Comunicaciones previas
• 4. Requerimiento fehaciente (burofax)
• 5. Anexos (fotos, actas, testimonios)

2. Autorización a representante

Fórmula breve:

3. Requerimiento fehaciente

Para el texto completo y adaptado, consulta nuestro post sobre «Carta de desalojo» (enlace directo a tu otro artículo).

Conclusión + siguiente paso

Con un expediente bien preparado aceleras el acuerdo o el procedimiento. La documentación es tu mejor aliada: prueba propiedades, evita sorpresas legales y posiciona tu caso desde día uno.

Si ya tienes los papeles organizados, excelente. Si no, es momento de ponerse a ello. Cada día cuenta.